¿Cómo comenzar?

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Si usted ha llegado aquí muy probablemente se deba a que ha decidido utilizar el Portal de Congresos de la UNLP para gestionar en línea su Congreso, Simposio, Conferencia, Wordshop o reunión (a partir de ahora simplemente Congreso). Una vez tomada esta decisión, se debe estar haciendo la pregunta más obvia ¿y ahora qué debo hacer?

Contenido


Solicitar la creación del Congreso

El primer paso es solicitar la creación de su congreso al administrador del Portal. Para ello, debe enviar un correo electrónico a cytunlp@presi.unlp.edu.ar con copia a info@congresos.unlp.edu.ar informando la realización de su congreso, y solicitando la creación del mismo dentro del portal, detallando:

  • Nombre completo del congreso
  • Abreviatura (o siglas)
  • Breve descripción del congreso
  • Datos del contacto principal o encargado, quien estará en constante comunicación con el soporte del portal.

Si usted no desea que su congreso aparezca aún en la portada del portal de congresos, deberá indicarlo en este correo. Su congreso será creado, pero nadie sabrá de la existencia del mismo hasta que el equipo organizador decia poner el sitio web en línea.

Una vez enviado el correo, recibirá a la brevedad una respuesta informando:

  • Dirección completa al sitio del congreso
  • Datos de ingreso del Gestor del Congreso (usuario y clave)

El Gestor del Congreso, como se verá en muchas secciones de esta Wiki, es el perfil de usuario con más responsabilidades dentro del congreso, incluyendo definición de reglas y normas, gestión de usuarios y permisos, organización de fechas y programación de las conferencias y hasta configuración de la estética del sitio web del congreso.

Al ser un perfil tan heterogéneo, en algunos casos puede ser conveniente que cada congreso tenga más de un Gestor asignado, y cada Gestor cumplirá determinados roles en el sitio. Los Gestores pueden crear tantos Gestores como lo deseen, con lo cual la división de tareas y esfuerzos se adaptará a las necesidades de cada Congreso.

Creación de la instancia actual del Congreso

Una vez que nuestro Congreso ya existe en el Portal de Congresos, es hora de crear la instancia actual del congreso. Para ello, debemos ingresar al sistema con el usuario y la clave que se nos envío por correo, y seleccionar el rol de Gestor. Una vez allí, se nos presentará un menú con muchas opciones; entre las primeras, veremos la opción Conferencias/Congresos programados.

Al ingresar a esta opción, veremos un listado de congresos programados; en nuestro caso, este listado estará vacío, pues aún no hemos creado ninguna instanacia. Para agregar una, debemos seleccionar la opción Crear una Conferencia/Congreso y completar los campos que se nos muestran a continuación:

  • Lenguaje del formulario: si nuestro congreso puede ser visualizado en muchos idiomas, debemos seleccionar el idioma en el cual estamos cargando los contenidos. Más adelante veremos en detalle como funciona esta característica
  • Título: El título de esta instancia del Congreso. Puede ser igual al título del congreso, o puede incluir el año, temática u otros datos. Por ejemplo:

Si el nuestro es el Congreso Argentino de Bibliotecas Digitales, la instancia que estamos creando podría llamarse IX Congreso Argentino de Bibliotecas Digitales

  • Acrónimo: Este dato se utiliza en las firmas de los mensaje de correo, títulos y otra información similar. En nuestro ejemplo, podríamos poner IX-CABD
  • Ruta: Para llegar a nuestro Congreso, los usuarios deberán ingresar con una dirección de la forma: http://www.congresos.unlp.edu.ar/index.php/CABD . La ruta es precisamente lo que hay detrás de la última barra, o sea CABD. Usted puede elegir la ruta que crea conveniente, pero se recomienda que sea algo corto y fácil de recordar.

Una vez que hemos completado los campos, debemos simplemente guardar los datos. Y listo, ya tenemos una instancia de nuestro congreso. Ahora, resta configurar esta instancia, cargarle la información propia del congreso, y comenzar a recibir trabajos.

Configuración regional: Idiomas del Congreso

Creado nuestro congreso, uno de los primeros parámetros que debemos configurar es el o los idiomas del mismo. Este parámetro permitirá que los usuarios visualicen el sitio web en distintos idiomas y que los mensajes de correo se envien en distintos idiomas.

Existen muchos idiomas ya instalados y listos para usarse; es tarea de cada gestor la de habilitar o deshabilitar idiomas. Para ello, desde el menú principal del Gestor, debe ingresar a la opción Idiomas. Una vez allí, deberá seleccionar primero el idioma por defecto, que es el que verán los usuarios la primera vez que ingresen al sitio (y aún no hayan seleccionado ningún idioma), y segundo marcar todos los idiomas habilitados para el congreso, tildando una a una las casillas de idioma.

Caben aquí algunas aclaraciones al respecto:

  • Si bien incorporar idiomas al Congreso parece ser una tarea trivial, el Gestor debe tener en cuenta que con cada idioma habilitado se incrementará el trabajo en cuanto a carga de información del sitio se refiere. Por ejemplo, si desea cargar las Normas para Autores, deberá hacerlo tantas veces como idiomas habilitados hay para que los autores puedan ver estas normas en su idioma preferido.
  • Si algún contenido propio del congreso no ha sido cargado en algún idioma, el sistema intentará mostrar la versión cargada en el idioma por defecto.

Agregando o quitando funcionalidad al congreso

Otra de las características que el Gestor del Congreso deberá ajustar al comenzar con el mismo son los agregados del sistema. Estos agregados, conocidos comunmente como plugins o addons, permiten habilitar o deshabilitar ciertas características conforme a lo que el gestor crea conveniente. Por ejemplo, si nuestro congreso necesita interpretar comandos LaTex en el abstract para mostrar correctamente fórmulas matemáticas, podremos habilitar el plugin LaTex.

Existen muchos plugins ya instalados y listos para usarse, y es tarea del Gestor habilitar o deshabilitar cada uno. Con cada nuevo Congreso, se habilitan un conjunto de plugins por defecto para evitar sobrecargar al gestor con demasiadas tareas. Algunos plugins no pueden ser deshabilitados, ya que son comunes a toda la plataforma (y transversales a todos los congresos).

Para poder habilitar o deshabilitar plugins, el Gestor debe acceder desde el menú principal a la opción Plugins del Sistema. Allí encontrará un amplio listado de plugins, con un nombre y una descripción breve para cada uno, y organizados en categorías de acuerdo al uso que se les da a los mismos.

Los plugins que el gestor del congreso puede controlar cuentan con una opción para habilitarlos (si estuvieran deshabilitados) o deshabilitarlos (si ya estuvieran habilitados); asimismo, algunos plugins poseen opciones de configuración específicas de cada plugin. Por ejemplo, el plugin para pago en linea mediante PayPal requiere que se ingrese el codigo de usuario de PayPal; y de modo similar con cada plugin elegido, dependiendo de la funcionalidad que éste agregue o provea.

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