Planificacion de fechas

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Configuración del Calendario del congreso

El sistema OCS permite configurar todas y cada una de las etapas que componen a una organización completa y estandarizada de un congreso en el ámbito académico. De manera conjunta, también da la posibilidad de darle a cada una de estas etapas un orden cronológico y lineal. Este enfoque resulta importante a la hora de la administración, facilitando la organización al gestor y resultando en un vi visión progresiva que tiene como meta final la etapa de la “Realización puntual del Congreso”. Para lograr todo esto, la configuración del calendario de la manera correcta resulta esencial. Se puede acceder a esta sección desde el menú de gestor del evento. Seleccionando en la opción “Calendario del Congreso” como lo muestra la imagen debajo. Menucongreso.png

En esta opción de sección del sitio anterior se presentan distintas opciones para configurar, siendo necesarias todas y cada una de ellas para la gestión correcta.

Las opciones presentadas son las listadas a continuación:

Contenido


Permanencia de la Conferencia en el sitio

En esta sección se dan opciones para configurar tanto el inicio de la conferencia(en la opción del menú “primer día de la conferencia”) como la terminación de la misma(en Ultimo día de la conferencia”). Se establece el intervalo de tiempo completo en el que todos las actividades relativas a dicha conferencia van a realizarse. Además se muestra la posibilidad de configurar no solo la fecha a partir de la cual podremos encontrarla en el sitio(opción “puesta en línea”), sino también la fecha en donde será archivada por ya no ser una conferencia actual(“Archivar conferencia”). Esto se presenta todo en el menú que se muestra debajo. Calendario congreso1.png

Envíos

Esta parte del calendario muestra las opciones para definir la configuración del inicio y el cierre de las distintas etapas que componen al envío de los trabajos por parte de los autores. Se busca establecer un orden cronológico razonable por lo que el sistema no permitirá etapas que determinadas empiecen antes que otras terminen o que se superpongan en el tiempo. Es necesario destacar que el sitio funciona tomando como referencia este calendario, por lo tanto una mala configuración significaría el impedimento del registro de un autor, envío de un trabajo o incluso la negación a aceptar peticiones de revisión. Es por eso que a continuación se irán describiendo cada una de las opciones que se muestran en la imagen de debajo y se darán pautas para su correcta configuración. Env.png


Apertura del plazo de inscripción

Aquí se indica la fecha a partir de la cual el sistema va a permitir a los autores registrarse como tales.

Cierre del plazo de inscripción

Resulta lo opuesto a la opción anterior, explicita la fecha de cierre a partir dela cual ningún autor nuevo es permitido. De manera lógica no podría ser una fecha anterior a la apertura.

Llamado a trabajos o “Call for papers”

Define la fecha en la cual se invita a los autores al envío de trabajos. Si bien el sitio lo permite, no es recomendable que el “call for papers” sea días después del inicio del envío de trabajos. Además, este llamado debe producirse antes del cierre de los envíos.

Trabajos aceptados

Define la fecha a partir de la cual se acepta el envío de los trabajos.

Cierre de envío de originales

De forma opuesta a la opción de trabajos aceptados, define la fecha a partir de la cual no se aceptarán mas originales. De forma lógica, esta fecha debe ser cronológicamente siguiente a la marcada en la opción anterior.

Revisiones

La sección de revisión o recensión da las opciones para definir las etapas de apertura y cierre de inscripción de revisores. Con la única restricción de que la apertura sea antes que el cierre y que ambas fechas estén enmarcadas en las fechas del calendario del congreso. Tal y como se muestra en la imagen debajo. Res.png

Véase También

Planificación de conferencia

Herramientas personales