Planificación de conferencia

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Visión General

El portal de congresos permite planificar fechas y configuraciones para la realización correcta y administración ordenada de la conferencia. La planificación de la conferencia encierra dos grandes aspectos que deben gestionarse en conjunto. Por un lado se encuentra la planificación de las diferentes etapas que conlleva la gestión de la conferencia antes de que suceda, que incluye configuraciones como la definición de lo que se debe y no se debe publicar en el sitio o la gestión de una posible línea de tiempo que indique la sucesión respectiva de cada una de las etapas. Por otro lado, OCS da la posibilidad de planificación y gestión de los acontecimientos próximos a suceder en la “realización real” de la conferencia, aspectos que involucran la administración del hospedaje, el orden las presentaciones y la organización de talleres, entre otros. Las dos secciones serán descriptas a continuación.

Contenido


Organización previa a la conferencia

Se puede acceder a esta organización en el menú de Gestor de la Conferencia, en la opción “Calendario de la Conferencia”, como lo muestra la imagen debajo. Menucongreso.png

Dentro de esta sección, se permiten las configuraciones en la parte inferior, como la imagen que sucede a este texto lo muestra.

Puestaweb.png

El menú da opciones para definir qué información se va a mostrar en el sitio de la conferencia, esto resulta importante siempre y cuando se disponga de una correcta planificacion de fechas. Las opciones resultan intuitivas y es recomendable que al menos todos y cada uno de los aspectos que requieran una fecha de inicio y una fecha de cierre estén configurados para mostrarse.


También, en el mismo sitio, se encuentran las configuraciones de la línea de tiempo, resultando igual de intuitivas a la hora de ser seleccionadas.

ConfLinea.png

La línea de tiempo cita los aspectos más importantes a la hora de la planificación de la conferencia en el sitio. Permite mostrar el programa completo y configurable (en la opción “Programa”), la fecha limite para el envío de resúmenes (“Resúmenes aceptados”) y lo mismo para el envío de trabajos (en “Trabajos aceptados”). También se puede definir que se muestra la fecha límite del embargo de los trabajos, es decir, cual será la fecha en la cual los trabajos comiencen a ser mostrados en el sitio para cualquier persona que quisiese leerlos (opción “Embargo para el acceso abierto hasta”). Finalmente permite mostrar el límite para plazo de comentarios sobre los trabajos, quedando estos últimos solo disponibles para lectura.

Programador del congreso

El segundo aspecto sobre la gestión de la conferencia se trata de manera exhaustiva en la opción del menú del gestor llamada “Programador del congreso”. El programador permite programar presentaciones y eventos especiales para determinadas fechas y ubicaciones, resultando muy útil a la hora de gestionar el calendario y la sucesión de actividades que se organizaran para la realización del evento en sí. El menú del gestor es mostrado en la imagen debajo.

Programador.png

Herramientas personales